Het verwerken van facturen is een essentieel maar tijdrovend proces voor VvE-beheerders. Vooral voor de grotere beheerders die jaarlijks duizenden facturen verwerken. Factuurherkenning biedt een oplossing die tijd en kosten bespaart. In een gesprek met Arno van Tetering, productmanager, en Lisa de Jong, klantencoach bij TwinQ, bespreken we de voordelen en praktische toepassing van factuurherkenning voor VvE-beheerders.
Arno vertelt: “Factuurherkenning is een belangrijk onderdeel van onze software. Het helpt VvE-beheerders bij het registreren van hun facturen. Voor veel gebruikers betekent dit dat ze simpelweg op de knop ‘boeken’ drukken om een factuur te verwerken.” De technologie herkent automatisch belangrijke gegevens zoals het factuurbedrag, de datum en de leverancier. “Vroeger moest je handmatig facturen scannen en gegevens overnemen, maar dankzij factuurherkenning is dit grotendeels geautomatiseerd,” aldus Arno.
Lisa ziet de voordelen van factuurherkenning dagelijks bij klanten: “Als we bij klanten komen die nog geen gebruik maken van factuurherkenning en we laten het een keer zien, worden ze vaak meteen enthousiast. Ze hoeven niet langer handmatig gegevens in te vullen; de software herkent alles automatisch. Het is een kwestie van nalezen, controleren en boeken.”
De technologie achter factuurherkenning maakt gebruik van OCR (Optical Character Recognition), die tekst uit een afbeelding leesbaar maakt voor de software. “In feite doet de software niet veel anders dan een persoon: het leest de factuur, zoekt naar belangrijke gegevens en zet deze klaar voor de boeking,” legt Arno uit. De meeste facturen die vandaag de dag worden verwerkt, zijn digitale PDF-bestanden, wat de herkenning nauwkeuriger en sneller maakt.
“De implementatie van factuurherkenning is relatief eenvoudig,” vertelt Lisa. “Leveranciers moeten worden gekoppeld aan contracten binnen de software. Wanneer dit goed is ingericht, worden toekomstige facturen automatisch herkend en geregistreerd.” Dit proces bespaart niet alleen tijd, maar geeft ook inzicht in budgetten en verplichtingen. “Als een factuur het contractbedrag overschrijdt, krijg je direct een melding. Dat maakt het beheer van VvE’s een stuk overzichtelijker.”
Factuurherkenning kan leiden tot aanzienlijke tijdsbesparing, vooral voor grote VvE-beheerders die duizenden facturen per jaar verwerken. “Een aantal van onze klanten heeft ervoor gezorgd dat 80 tot 85% van hun facturen direct verwerkt kan worden, zonder tussenkomst. Dit is een enorme efficiëntieslag,” aldus Arno.
Tot slot raden zowel Arno als Lisa klanten die nog geen gebruik maken van factuurherkenning aan om er snel mee aan de slag te gaan. “Het is een investering die zichzelf snel terugbetaalt,” concludeert Arno.