Vincent Van Someren, directeur bij TwinQ, legt uit hoe TwinQ innovatieve software ontwikkelt voor VvE-beheerders, met de focus op kunstmatige intelligentie (AI) om processen te versnellen en optimaliseren. Samen met partners zoals Tripleblue werkt TwinQ aan het verbeteren van tijdsintensieve taken. In dit artikel delen we hoe AI kan helpen bij het beheren van Verenigingen van Eigenaren.
TwinQ is een leverancier van software voor het beheer van Verenigingen van Eigenaren (VvE). “Bij de splitsing van een gebouw in meerdere eigendommen ontstaat automatisch de verplichting tot het oprichten van een VvE. Deze zorgt, samen met de eigenaren, voor het onderhoud van de gemeenschappelijke delen en het nemen van gezamenlijke beslissingen.,” legt Vincent van Someren uit.
Het beheer van een VvE is vaak een tijdrovend en intensief proces. Het is voor individuele eigenaren meestal te complex, waardoor er vaak een beroepsmatige VvE-beheerder wordt ingeschakeld. Deze beheerders vormen de belangrijkste klantengroep van TwinQ. “Onze software is ontworpen om deze beheerders te ondersteunen bij het beheren van de complexiteit die komt kijken bij het runnen van een VvE,” aldus Vincent.
AI biedt enorme kansen om processen efficiënter te maken, mits het op de juiste manier wordt ingezet. “We zien dat AI echt iets kan toevoegen aan diverse vakgebieden, waaronder het VvE-beheer,” zegt Vincent. Eén van de grootste tijdsverslinders binnen het VvE-beheer is het voorbereiden en verwerken van de jaarlijkse vergadering. Iedere VvE is verplicht om jaarlijks zo’n vergadering te houden waarin belangrijke zaken zoals onderhoud en financiën worden besproken. De uitkomst hiervan moet nauwkeurig worden vastgelegd in notulen, met duidelijke actiepunten en besluiten.
“Als voormalig VvE-beheerder weet ik hoe tijdrovend dit proces is,” vertelt Vincent. “De vergadering duurt al snel twee uur, en daarna moet je alles nog eens uitwerken en vastleggen. Vervolgens moeten actiepunten verdeeld worden onder collega’s, dit laatste kan tegenwoordig geautomatiseerd. Het gaat om flinke tijdsinvestering per vergadering.”
TwinQ zag hier een kans om AI in te zetten om dit proces te stroomlijnen. “Onze focus ligt momenteel op het omzetten van gesproken tekst naar geschreven tekst. Het gaat er daarbij om dat de essentie van het besproken agendapunt in de notulen wordt verwerkt en ervoorte zorgen dat de belangrijkste beslissingen en acties correct worden vastgelegd. Dit doen we niet alleen, maar in samenwerking met onze partner Tripleblue.”
Tripleblue is een gespecialiseerde partner die zorgt dat AI op maat kan worden ingezet voor VvE-beheerders. “Een VvE heeft een unieke structuur met een voorzitter, penningmeester, en andere specifieke rollen. AI moet in staat zijn om te begrijpen wie welke vraag stelt tijdens een vergadering en dit nauwkeurig terug te laten komen in de notulen.”
Vincent is enthousiast over de samenwerking: “Dit is een zeer concreet voorbeeld van hoe AI je processen kan verbeteren binnen het VvE-beheer. Samen met Tripleblue hebben we een oplossing ontwikkeld die direct de werklast van VvE-beheerders verlaagt. De resultaten zijn verbluffend!”
Hoewel dit nog maar het begin is, ziet Vincent een toekomst waarin AI een steeds grotere rol speelt in het beheer van VvE’s. “We zijn voortdurend bezig met doorontwikkeling en het onderzoeken van nieuwe mogelijkheden,” zegt hij. TwinQ onderzoekt momenteel hoe AI verder geïntegreerd kan worden in hun nieuwe software om VvE-beheerders nog efficiënter te ondersteunen.
De inzet van AI in combinatie met de nieuwe software biedt volgens Vincent en volop kansen voor de toekomst. “Ik sluit niet uit dat we nog veel meer functionaliteiten gaan ontwikkelen waarbij we gebruik zullen maken van AI.”
Met deze ontwikkelingen hoopt TwinQ de VvE-beheerders nog beter te ondersteunen in hun dagelijkse werkzaamheden. “Het draait uiteindelijk om tijd en aandacht voor de eigenaren van het gebouw,” besluit Vincent.