Op 1 april 2025 is de Wet kwaliteit incassodienstverlening (Wki) in werking getreden. Deze nieuwe wet is gericht op het verbeteren van de kwaliteit, transparantie en betrouwbaarheid van de incassopraktijk in Nederland. Niet alleen commerciële incassobureaus krijgen hiermee te maken, ook VvE-beheerders die openstaande servicekosten innen, vallen nu onder deze wet.
Wat betekent dat in de praktijk? Wat komt erbij kijken om aan de wet te voldoen? En wat zijn de alternatieven? We spreken met Ard Haan, gerechtsdeurwaarder en partner bij BoitenLuhrs Gerechtsdeurwaarders, over zijn ervaringen en advies aan VvE-beheerders.
De overheid introduceerde de Wki als reactie op jarenlange signalen van onprofessioneel en soms zelfs agressief handelen in de incassobranche. Ard: “Er waren gevallen waarin incassobureaus werkten met verjaarde of onterechte vorderingen. Er werd druk uitgeoefend op consumenten, terwijl de kosten vaak niet transparant of zelfs onwettig waren. De Wki stelt daarom duidelijke eisen aan iedereen die structureel incassowerk uitvoert richting consumenten. Doel: voorkomen dat consumenten onnodig in de problemen komen door gebrekkige informatie, te hoge kosten of oneigenlijke druk.”
De wet kent drie belangrijke pijlers:
1. Verplichte registratie: Organisaties die incassowerkzaamheden uitvoeren voor derden moeten zich inschrijven in het Register voor Incassodienstverleners.
2. Kwaliteitseisen: Denk aan het verstrekken van duidelijke informatie, redelijke betalingstermijnen, een klachtenregeling en het voorkomen van onnodige kosten.
3. Toezicht en handhaving: De Autoriteit Consument & Markt (ACM) houdt toezicht. Bij overtredingen kunnen boetes, dwangsommen of uitschrijving uit het register volgen.
Wat veel organisaties over het hoofd zien, is dat de wet niet alleen geldt voor commerciële incassobureaus. Ook VvE-beheerders die actief openstaande bedragen innen van appartementseigenaren vallen onder de Wki. “Zodra je als beheerder structureel betalingsachterstanden opvolgt en aanmaant, ben je juridisch gezien incassowerk aan het doen,” legt Ard uit. “Dan moet je je dus registreren, voldoen aan de eisen én zorgen dat je personeel op het juiste opleidingsniveau zit.”
Voor VvE-beheerders die met deze nieuwe verplichtingen worden geconfronteerd, zijn er grofweg drie opties:
1. Zelf blijven incasseren en voldoen aan de wet. Dit vraagt een forse investering:
• Jaarlijkse kosten van circa € 7.500 voor niet-eenmanszaken
• Eenmalige inschrijving van circa € 2.500
• Verplichte opleidingen voor medewerkers
• Periodieke controles en rapportageverplichtingen
Daarnaast moest de registratie vóór 31 maart 2025 worden ingediend om zonder onderbreking door te mogen gaan met de incassowerkzaamheden. Wie nu alsnog wil instappen, mag pas aan de slag ná goedkeuring en riskeert sancties bij voortijdige activiteiten.
2. Alleen facturen versturen, geen incasso
Een VvE-beheerder kan besluiten om alleen een factuur te sturen voor de VvE-bijdrage, hoewel dit niet verplicht is. Of hij regelt een automatische incasso in. Herinneren en aanmanen zijn echt verboden, tenzij je geregistreerd bent.
3. Samenwerken met een professioneel gerechtsdeurwaarderskantoor
Een aantrekkelijke tussenweg is samenwerking met een partij die al voldoet aan alle eisen. Gerechtsdeurwaarders zoals BoitenLuhrs zijn al onderworpen aan wettelijk toezicht, beroepsregels en kwaliteitsnormen. “Wij zijn benoemd door de Kroon, hebben een eed afgelegd en worden elke twee jaar gecontroleerd,” aldus Ard. “VvE’s kunnen op die manier wel professioneel incasseren, zonder zelf te hoeven investeren in registratie en opleidingen.”
De wet is op 1 april 2024 ingegaan met een overgangsjaar naar 1 april 2025. Vanaf 1 april 2025 wordt er gehandhaafd en kunnen er al sancties worden opgelegd. Dan kunnen boetes, dwangsommen of uitschrijving uit het register volgen bij niet-naleving.
“Het afgelopen jaar was bedoeld om organisaties de kans te geven om zich aan te passen,” licht Ard toe.
Tot slot vroegen we Ard wat hij VvE-beheerders zou adviseren. “Kijk kritisch naar hoe vaak je echt tot incasso overgaat. Als dat slechts een paar keer per jaar is, is registratie waarschijnlijk niet rendabel. Werk dan samen met een gerechtsdeurwaarder. Heb je echter een groot klantenbestand en veel achterstanden, dan kan het lonen om te investeren – maar weet waar je aan begint.”
Ook raadt hij aan om informatie in te winnen bij Stichting NowID (Nederlandse Vereniging van Incasso-ondernemingen), die VvE-beheerders kan ondersteunen bij hun afwegingen.
De Wki heeft het speelveld van incasso structureel veranderd. Voor VvE-beheerders betekent dit: tijd om de eigen rol in het proces te heroverwegen. Wie actief incasseert, moet aan strenge eisen voldoen. Wie dat niet wil of kan, doet er goed aan om samenwerking te zoeken met een partij die dat al wél doet.
Het goede nieuws: de mogelijkheden zijn er. De kunst is om de route te kiezen die past bij de praktijk, de schaalgrootte én de verantwoordelijkheden van de organisatie.