Tijdens Assets & Treasury Connect, op dinsdag 4 juni jl., gaf André Tammes (accountmanager Assets & Treasury) een masterclass Automatisch verwerken activa. Tijdens deze masterclass werd een live demo gegeven op basis van de data en ervaringen van 2 pilots, te weten Chr. Woningstichting Patrimonium Urk en Woningstichting Den Helder. In dit artikel wordt beschreven hoe gegevens op verhuurbare eenheid niveau automatisch kunnen worden verwerkt tussen het ERP systeem Tobias 365 (of REMS 365) en de activamodule binnen Assets & Treasury.
Het merendeel van de gangbare ERP systemen in de woningcorporatiesector hebben een standaard administratie voor activa op basis van historische kosten. Echter, de richtlijnen voor de jaarrekening en specifieke waarderingsgrondslagen (denk hierbij aan herwaardering naar marktwaarde, waardering verkoop onder voorwaarden en fiscale waardering) maken het proces complexer. Daarom heeft Aareon jaren geleden een activamodule ontwikkeld die aan alle regelgeving voldoet. Om te voorkomen dat je in twee administraties werkt en dus altijd twee bronnen moet bijwerken en aansluiten is een automatische koppeling al jaren een gekoesterde wens bij onze klanten. De vernieuwing van de activamodule naar de 2.0 versie en het kunnen koppelen met dezelfde type databases maakte de weg vrij voor ontwikkeling.
In de activamodule komt een 2.0 scherm beschikbaar met een voorportaal waar alle gegevens op verhuurbare eenheid niveau wordt gepresenteerd voor verwerking. Met 1 druk op de knop wordt er een controleverslag met alle mutaties gemaakt (verschillen). Vanuit Tobias kunnen wel 80 velden worden overgehaald. Echter, niet alle gegevens zijn relevant voor de activastaat. Daarom is het mogelijk om een keuze te maken welke velden je wilt gaan bijwerken. Deze set aan data wordt veelal meer als ook de marktwaarde in Assets & Treasury wordt berekend. Na controle kunnen de gegevens (ook per peildatum) daadwerkelijk worden verwerkt. In het verwerkingsscherm wordt een recap gegeven van het aantal gewijzigde eenheden. Hier horen ook mutaties zoals gesloopte, verkochte, nieuw opgevoerde als geclassificeerde eenheden bij. Verwerking wordt eerst mogelijk gemaakt in de 1.0 versie en vervolgens in de 2.0 versie.
Met stip op 1 is de datakwaliteit en volledigheid het belangrijkste aandachtspunt. Dit werd tijdens de masterclass ook bevestigd door de groep aanwezigen. Onze tip is om goed te kijken of de velden in Tobias goed zijn gevuld of niet zijn “misbruikt”. Deze moeten worden gevalideerd en worden aangevuld met bijvoorbeeld GBO, BVO en VVO. De koppeling houdt ook rekening met bepaalde indelingen, zoals deelcomplexen en PMC’s.
Aareon adviseert op basis van de ervaringen in de pilots om 1 gebruiker (proceseigenaar) te autoriseren voor het verwerken. Anders gaan processen door elkaar heen lopen en wordt de data mogelijk verminkt.
Op dit moment ronden de pilots de testfase af en worden de laatste correcties doorgevoerd in Tobias365. Naar verwachting wordt de automatische verwerking eind Q3 in productie genomen. In het daarop volgende kwartaal zal Aareon deze koppeling aan gaan bieden onder de SaaS licentie Advanced Connect ERP en standaard gaan meenemen in de migratie of overgang naar Tobias 365. Aareon zal u helpen met de technische inrichting, verschillen analyse en aanvullende inrichtingen. Aan het eind van het jaar kunnen wij een concreter projectplan hiervoor gaan leveren. Aareon zal u hierbij blijvend informeren via de nieuwsbrief.