Woningstichting Maasdriel, een woningcorporatie met rond de 1.000 eenheden in de gemeente Maasdriel, was een van de eerste partijen die de nieuwe Activamodule van Aareon testte. Sandra Zwinkels, senior medewerkster financiële planning en control, deelt haar ervaringen met de pilot en de overgang van de huidige 1.0-omgeving naar de nieuwe 2.0-versie.
De Activamodule speelt een centrale rol in het beheer van activa, herwaardering en het genereren van de staat van activa voor de jaarrekening. Woningstichting Maasdriel wilde in de pilot onderzoeken hoe de module hen kan ondersteunen bij het gestructureerd vastleggen van gegevens en het automatiseren van processen.
“Ons doel is dat alle gegevens over onze bezittingen op één plek worden vastgelegd. Uiteindelijk moet dit de input vormen voor financiële planning en andere gekoppelde modules,” legt Sandra uit.
De implementatie werd in stappen uitgevoerd. Productspecialist Harold Bontius begeleidde het proces door de initiële gegevens uit de 1.0-versie naar de nieuwe omgeving over te zetten. Vervolgens kreeg Sandra de ruimte om de module zelf verder in te richten en te testen.
“We hebben hier op kantoor samen gewerkt aan de overgang. In totaal hebben we anderhalve tot twee dagen intensief getest en daarna via een online sessie geëvalueerd waar we tegenaan liepen,” vertelt Sandra.
Gelukkig wordt er goed geluisterd naar onze feedback en kunnen we actief meedenken over verbeteringen.
Tijdens de pilot viel op dat de ontwikkelde functionaliteiten prima werken. Uiteraard zijn er her en daar wat verbeterpunten, maar dat is altijd zo bij een pilotfase. Daarnaast moeten bepaalde processen nog verder ontwikkeld worden, maar ook dat was geen verrassing. Op dit moment worden zowel de 1.0- als 2.0-omgeving naast elkaar gebruikt.
“Ik probeer nu alles wat ik in 1.0 doe ook in 2.0 te zetten. Dat vraagt tijdelijk om dubbele administratie, maar helpt wel om het nieuwe systeem goed te leren kennen,” zegt Sandra. Een van de aandachtspunten was dat sommige velden en kolommen nog niet beschikbaar waren in de 2.0-variant. “Gelukkig wordt er goed geluisterd naar onze feedback en kunnen we actief meedenken over verbeteringen.”
Woningstichting Maasdriel werkt al met diverse modules, zoals Financiële planning, Waardering, Financiële contracten en Investeringen. De Activamodule zal straks naadloos aansluiten op deze onderdelen.
“Het grote voordeel is de integratie: de gegevens die je opvoert in de verschillende modules, zie je ook direct terug in je financiële planning. Dat maakt het werken efficiënter en zorgt voor een beter overzicht,” benadrukt Sandra. Daarnaast biedt de module een belangrijk voordeel voor de financiële verantwoording: “Met de Activamodule kunnen we eenvoudig de objectgegevens vastleggen en de activastaat genereren die we nodig hebben voor onze jaarrekening.”
Het grote voordeel is de integratie: de gegevens die je opvoert in de verschillende modules, zie je ook direct terug in je financiële planning.
Vanaf augustus gaat de Activamodule 2.0 in productie. (Nieuwe) klanten die voor het eerst beginnen met Activa krijgen dan de Activamodule 2.0 geïmplementeerd. Met klanten die nu nog de Activamodule 1.0 gebruiken, zal contact op worden genomen om over te gaan naar de 2.0-variant. Bij het inplannen zal gekeken worden welke processen de klanten gebruiken en dat bepaalt wanneer de overgang wordt uitgevoerd.
Tegelijkertijd wordt in het najaar gestart met de ontwikkeling van de fiscale activa, waarbij wederom wordt samengewerkt met klanten om tot een goed aansluitende oplossing te komen. De voortgang van beide trajecten wordt periodiek gedeeld via de kennisgroepen, waar ruimte is voor toelichting, vragen en gezamenlijke inzichten.
De pilot bevestigt dat de nieuwe Activamodule veel potentie heeft. In de komende maanden worden de verbeterpunten uit de pilot ontwikkeld en wordt de documentatie gemaakt. Woningstichting Maasdriel blijft hierbij nauw betrokken, zodat de uiteindelijke overgang naar de nieuwe omgeving soepel kan verlopen.
“We staan nog aan het begin, maar het is goed om nu al ervaring op te doen. Zo kunnen we straks vol vertrouwen de overstap maken naar een volledig geïntegreerd systeem.”