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Partnerlösung für wowinex

Schnelle und komfortable Routinen im Datenschutz

Wie löschen oder anonymisieren Sie personenbezogene Daten und Dokumente, wenn der Grund zur Speicherung entfallen ist? Wie behalten Sie den Überblick über Löschfristen? Und was tun Sie, wenn Mieter, Mitglieder oder Behörden eine Datenauskunft verlangen? Diese Aufgaben lösen Sie zeitsparend mit dem wowinex Datenschutz-Modul.
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Die Vorteile des Datenschutz-Moduls

Mit dem Datenschutz-Modul wird das DSGVO-konforme ERP-System wowinex zu einem effektiven Werkzeug, um anspruchsvollen Datenschutzanforderungen sicher nachzukommen. Schnelle, automatisierte und sichere Routinen ersetzen das aufwändige manuelle Aufspüren und Löschen personenbezogener Informationen in unterschiedlichen Zusammenhängen. Gleichzeitig ist die volle Kontrolle über die rechtskonforme Speicherung personenbezogener Daten gewährleistet. So kommt Zeitdruck bei Auskunftsersuchen oder Löschanträgen gar nicht erst auf.

  • Sofort auskunftsbereit gegenüber Kunden und Behörden.

  • Zeit und Aufwände sparen, etwa durch Massenlöschungen auf Knopfdruck.

  • Rechtlich gut abgesichert, weil Sie Datensätze in jeder Verwendung aufspüren und datenschutzkonformes Arbeiten nachweisbar wird.

  • Volle Transparenz dank umfassender Fristenverwaltung.

  • Plus Datenschutz im Archiv: In Saperion abgelegte Dokumente effektiv in die Prüfung einbeziehen und fristgerecht löschen.

Icons of 3 people discussing and brainstorming

Auskunftsverlangen und Datenlöschung effizient nachkommen

Das Datenschutz-Modul sorgt insbesondere bei den zeitaufwändigen Anforderungen der DSGVO für Erleichterung und ein abgesichertes Vorgehen – dank ausgereifter Funktionen und kluger Automatismen.

  • Per Klick erstellen Sie Datenauskünfte über die Speicherung und Verwendung personenbezogener Daten, in Papierform oder elektronisch.

  • Ganz schnell lassen sich alle löschrelevanten personenbezogenen Daten zu einer Einzeladresse ermitteln und deren Löschung/Anonymisierung anstoßen. Ebenso einfach funktioniert die Massenermittlung und -löschung.

  • Einzelne Adressen in der Adressenverwaltung lassen sich sperren, um sie vom Löschvorgang auszuschließen, zum Beispiel wenn vollstreckbare Titel vorliegen.

  • Löschfähige Datensätze können Sie zur individuellen Nachbearbeitung exportieren, etwa zur Einrichtung eigener physikalischer Archive.

  • Erstellen Sie nach dem Löschvorgang per Knopfdruck ein detailliertes Protokoll für die Behörde bzw. den Kunden.

  • Die Weitergabe personenbezogener Daten an Dritte können Sie wirksam unterbinden.
Datenschutz-Lösung

Komfortable Verwaltungsfunktionen

Bei jedem Mieter, Mitglied, Eigentümer oder Dienstleister können Sie bequem den Status und die Termine für die in wowinex hinterlegten Datenschutzvereinbarungen verfolgen. Das Modul bietet zudem Formularvorlagen für Einwilligungserklärungen oder Verschwiegenheitsvereinbarungen mit Dienstleistern.

Funktionen 

Im Standard enthalten 

Im Datenschutz-Modul enthalten 
(ab 2.000,- € zzgl. 19% MwSt.) 

Auskunftsrecht 

Formularvorlage  

Eigene Vorlagen über Rundschreiben versenden 

✔ Auflistung aller im System zu einer Rolle (Mieter, Mitglied, Eigentümer etc.) hinterlegten Daten in einer Vorlage per Knopfdruck 
- Weiterverarbeitung: Drucken oder Ausgabe in einem gängigen elektronischen Format 

Nachweis, welche Daten zu welchem Zweck vorgehalten werden 

– 

 

Aufbewahrungsfristen 

Automatisierte Aufbewahrungsfristen 

– 

- Hinterlegte Aufbewahrungsfristen und Löschregeln für alle zu einem Vorgang / Rolle gehörenden Daten (Massendatenverarbeitung) 
- Einfaches Löschen bzw. Überschreiben von Daten nach Ablauf der Aufbewahrungspflicht 

Löschen, „Recht auf Vergessen“ 

Unkenntlich machen personenbezogener Daten in beendeten Verträgen bzw. nach Ablauf der jeweiligen Aufbewahrungsfristen 

Manuelles Überschreiben jedes einzelnen Feldes, das personenbezogene Daten enthält 

- Aktive Abfrage von Verträgen, die keiner Aufbewahrungsfrist mehr unterliegen 
- Löschen bzw. Überschreiben aller zusammengehörenden personenbezogenen Daten nach Adresse / Rolle per Knopfdruck (Massendatenverarbeitung) 
- Detaillierte Protokollierung aller Löschvorgänge 

Sperren 

Einschränkung der Verarbeitung personenbezogener Daten 

– 

- Sperren von personenbezogenen Daten einer Adresse, um diese der weiteren Verarbeitung zu entziehen 
wowinex Datenschutz-Funktion auf Computerbildschirm

Alle Fristen im Blick

Aufbewahrungsfristen lassen sich auf einfache Weise verwalten und überwachen. Beim Kunden oder Dienstleister hinterlegen Sie Regeln, welchen Speicherfristen die Daten unterliegen. Automatische Prüfungen und ein Ampelsystem erleichtern die Kontrolle – so wissen Sie immer, wann Sie handeln müssen.
Referenzen

Das sagen Anwender zum Datenschutz-Modul

„Ich finde es wichtig, dass wir als Genossenschaft die Sicherheit haben, dass alles ordnungsgemäß abläuft. Dazu gehört zum Beispiel, dass Personendaten, die wir nicht mehr speichern dürfen, auch nicht mehr auf unserem System liegen. Dafür ist das Datenschutz-Zusatzmodul eine elegante Lösung. Der Mehrwert liegt in der enormen Zeitersparnis und dem guten Gefühl, wichtige Datenschutzanforderungen sicher zu erfüllen.“

Markus Risch

IT-Administrator, Bauverein Breisgau eG, Freiburg

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Datenschutz-Modul

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