Een strak gepland begrotingsproces als fundament voor efficiënte dPi-aanlevering
Van handmatige stappen naar een integraal proces
Waar het begrotingsproces voorheen maanden in beslag nam, met meerdere correctierondes en updates op basis van tussentijdse gegevens, is nu gekozen voor een compactere aanpak. “We starten in mei en willen voor de zomervakantie al een goedgekeurde input hebben,” legt Chris uit. Die strakke planning zorgt ervoor dat de begroting in één keer goed opgesteld kan worden, zonder herhaald inlezen of corrigeren.
De basis hiervoor ligt in het gebruik van de modules voor investeringen, financiële planning, activa en leningen. Door deze onderdelen stap voor stap te digitaliseren en met elkaar te verbinden, is het proces niet alleen efficiënter, maar ook betrouwbaarder geworden. “Het meeste handmatige Excel-werk valt inmiddels weg. We hebben steeds minder in te vullen sjablonen nodig en dat scheelt veel tijd.”
Vroegtijdige datacontrole voorkomt verrassingen achteraf
Een belangrijke succesfactor in het proces van Oosterpoort is de focus op datakwaliteit aan de voorkant. Vanaf het moment dat projecten worden gestart, wordt al rekening gehouden met de velden die straks nodig zijn voor de dPi-aanlevering. Denk aan elementen zoals WWS-punten en energielabels. “Als die informatie niet goed staat in de projectadministratie, heb je straks aan je dPi eigenlijk niets,” aldus Chris. Daarom werkt de afdeling Vastgoed vanaf het begin met een duidelijke checklist van velden die gevuld moeten zijn.
Ook worden er voorlopige dPi-overzichten gemaakt, die helpen om te controleren of de verwachtingen rondom bijvoorbeeld energielabelverbeteringen ook daadwerkelijk worden gehaald. Deze aanpak voorkomt dat aan het einde van het traject nog ingrijpende correcties nodig zijn.
Suresync als sluitstuk: een vrijwel automatische dPi-aanlevering
De gestroomlijnde voorbereiding werpt haar vruchten af bij het aanleveren van de dPi. Waar dit in het verleden handmatig gebeurde, maakt Oosterpoort nu gebruik van de Suresync-koppeling. “Met één druk op de knop exporteren we een bestand direct naar het portaal van SBR-wonen, waar het ingelezen kan worden,” zegt Chris. “We controleren nog wel of alles klopt, maar verschillen zijn er eigenlijk niet meer.”
Deze vorm van integratie sluit naadloos aan op het bredere doel van Oosterpoort: het hele begrotingsproces zoveel mogelijk geautomatiseerd en toekomstgericht maken, met zo min mogelijk handmatige tussenstappen.
Een voorbeeld van samenwerking binnen de organisatie
Wat Oosterpoort onderscheidt, is niet alleen de technische implementatie, maar ook de manier waarop verschillende afdelingen samen optrekken. “De begroting is niet alleen van Financiën,” benadrukt Chris. “De hele organisatie werkt eraan mee, van vastgoed tot het managementteam.” Door gezamenlijke aftrappen, herhaald contact en duidelijke terugkoppeling wordt iedereen betrokken gehouden. Zo wordt de begroting een gezamenlijk product, met draagvlak én inzicht.
Vooruitkijken blijft de rode draad
Hoewel het proces inmiddels goed staat, blijft Oosterpoort kijken naar verdere verbeteringen. “Stilstand is achteruitgang,” vat Chris samen. Of het nu gaat om de verdere uitrol van Assets & Treasury, de opbouw van het datamodel of de integratie van nieuwe regelgeving: de organisatie is erop gericht om steeds een stap vooruit te zetten.
Ook de dVi efficiënt en geautomatiseerd aanleveren via Suresync
Naast de dPi kan ook de dVi worden aangeleverd via de koppeling met Suresync by Visma. Door gebruik te maken van dezelfde infrastructuur en uitgangspunten rond datakwaliteit en procesintegratie, wordt het mogelijk om beide verantwoordingsrapportages op een gestroomlijnde en grotendeels geautomatiseerde manier te verzorgen. Dit biedt corporaties meer grip op de aanlevering, met minder handmatige stappen en meer focus op inhoudelijke controle.
Betere liquiditeitsprognoses in minder tijd bij Alrijne
Elke Bousie vertelt hoe het liquiditeitsproces in haar organisatie een kwaliteitsimpuls kreeg met Aareon Assets & Treasury.
Gemeente Groningen werkt efficiënter met Assets & Treasury
Dit zegt Robert Djojosemito, beleidsmedewerker Treasury bij de gemeente Groningen, over Assets & Treasury.