De cloudmigratie van TwinQ in samenwerking met Tranfer Solutions en Oracle

Veel bedrijven met een eigen datacenter komen ergens op een punt waarop ze moeten gaan investeren in het vervangen van apparatuur. Zo ook TwinQ, dé provider van slimme software voor VvE- en vastgoedbeheer in Nederland. De overstap naar de cloud was voor hen, na een periode van terughoudendheid, toch de meest logische (en bovendien een noodzakelijke) keuze. Maar wat als je werkt met een SaaS-oplossing met bijna 800.000 accounts en 3.000 dagelijkse gebruikers, waarbij (teveel) downtime echt geen optie is? Dan spring je in het diepe. Maar niet zonder goede voorbereiding, een ijzersterk team, betrouwbare partners en een flinke portie doorzettingsvermogen.

Sinds 2021 maakt TwinQ deel uit van Aareon, een toonaangevende leverancier van ERP-software en digitale oplossingen voor de Europese vastgoedsector en haar partners. Ondanks de overname heeft TwinQ zijn eigen identiteit behouden. Vincent van Someren, Directeur bij TwinQ, vertelt: “We zijn een zelfstandige business unit gebleven die zich richt op de wereld van vastgoedbeheer, en dan met name VvE-beheer. Dat is onze core business. Dit doen we vanuit Oosterhout met 24 mensen. We leveren onze software al vanaf de start in 2001 als SaaS-oplossing. Eén variant voor al onze klanten, van de kleine tot de allergrootste vastgoed- en VvE-beheerders. Zo bedienen we het hele spectrum.”

‘Als je maar een SaaS-applicatie hebt, dan is dat je levenslijn naar al je klanten. We konden ons geen lange downtime veroorloven.’

De keuze voor risicovermindering, schaalbaarheid en kostenbesparing

TwinQ was, mede door de overname, beland op een punt dat er iets moest gebeuren. Arno van Tetering, Manager Productontwikkeling bij TwinQ, legt uit: “Aareon wilde af van ons private datacenter. Dat gaf gewoon een te groot risico. Daarnaast was ook veel van onze hardware aan vervanging toe. Ze stelden voor om het te verhuizen naar hun grote datacenter in Mainz, Duitsland. Maar dat betekende een downtime van zeker twee weken. Wij vonden niet dat we dat konden verkopen aan onze klanten. Vandaar dat we verder zijn gaan kijken naar andere opties. Zo zijn we bij Oracle terechtgekomen.” Oracle bood niet alleen de belofte van minimale downtime, maar ook tal van andere interessante voordelen. Arno: “De Oracle Cloud biedt diverse ontwikkelmogelijkheden waar onze ontwikkelaars direct enthousiast over waren. Denk aan zaken als het gebruik van object storage en inzicht via de OCI console in performance issues. Bovendien zijn zaken als security by design, data masking en database file encryptie standaard inbegrepen – aspecten die we zelf zouden moeten regelen als we voor een verhuizing naar het datacenter in Mainz hadden gekozen. Daarnaast hoef je in de Oracle Cloud niet grootschalig in te kopen; je kunt eenvoudig opschalen wanneer dat nodig is. Dit alles levert aanzienlijke kostenbesparingen op.”

De weg naar succes was niet zonder hobbels

Voor TwinQ was dus al snel duidelijk wat de ideale keuze zou zijn. Gelukkig konden ze hun moederbedrijf Aareon hier ook van overtuigen. Dat lukt zelfs zo goed, dat Aareon heeft besloten dat cloud voor hen de standaard gaat worden in de komende jaren. Het was tijd om de eerste stappen te gaan zetten.

‘Het was voor ons vrij snel duidelijk wat de ideale stap zou zijn.’

Arno vervolgt zijn verhaal: “We zijn het proces gestart samen met Transfer Solutions als partner en het lift en shift team van Oracle. Het lift en shift team heeft ons geholpen bij het overzetten van de ontwikkel- en productieomgeving, inclusief middleware. Transfer Solutions is daarbij ook van grote waarde geweest. Eerlijk is eerlijk: dit is het grootste project dat we in 21 jaar hebben gedaan en zonder de ondersteuning en expertise van zowel Oracle als Transfer Solutions was het ons niet gelukt.”

De overstap is uiteindelijk succesvol verlopen, maar ondanks de goede voorbereiding zeker niet zonder hobbels. Zo was het bijvoorbeeld niet mogelijk om alles vooraf volledig te testen. Arno: “We hadden één grote tabel die heel veel capaciteit opslokte. Het betrof een query die enorm vaak werd uitgevoerd en heel zwaar was. We konden niet goed inschatten of we voldoende processoren hadden om niet in de problemen te komen. Helaas bleek na de livegang toch dat we op de verkeerde processoren zaten. Gelukkig hebben we de processoren in de dagen daarna snel op kunnen schalen. Ook werd kort voor livegang ontdekt dat we op de verkeerde licentie zaten. Switchen van licentie zo kort voor de livegang zou te risicovol zijn. Afgelopen september hebben we de licentie gecorrigeerd en ook dat verliep gelukkig snel en goed. Uiteindelijk hebben onze klanten maar één weekend downtime gehad en, door de onvoorziene issues, twee dagen extra last gehad van een langzamer werkend systeem. Dat viel allemaal binnen de grenzen van wat we acceptabel vonden.”

Voortschrijdend inzicht

Na de eerste livegang is TwinQ samen met Transfer Solutions verder gegaan met het opzetten van de andere omgevingen. Ook hier bleek niet alles meteen soepel te verlopen. Zo waren er wat zaken die normaal vanuit de cloud console geregeld kunnen worden, maar die niet werkten. Denk aan backups die via de OCI-console in de object storage geplaatst worden en niet zichtbaar waren vanuit andere tenancies. Dit lag vooral aan TwinQ’s uitzonderlijk grote database. Gelukkig zijn ook deze issues inmiddels opgelost. Op de vraag wat ze, als ze het nogmaals moesten doen, anders zouden aanpakken, antwoordt Arno: “We zouden vooral meer tijd nemen. We hadden nu 10 weken om de eerste omgevingen met het lift en shift team over te zetten. Dat was echt heel kort. Misschien wel te kort. Je kunt het nog zo goed uitdenken van te voren, je gaat dingen over het hoofd zien. We hadden het beter in kleinere stukken op kunnen hakken en over een langere periode uit kunnen spreiden. Dan hadden we meer tijd gehad om te testen en te leren.”

‘Je kunt het nog zo goed uitdenken van tevoren, je gaat dingen over het hoofd zien.’

Erica van Aarle, Business Unit Manager bij Transfer Solutions, haakt hierop aan: “Het is een pittig project geweest. Ondanks de goede voorbereiding hadden we te maken met voortschrijdend inzicht en hebben we sommige zaken achteraf opnieuw in moeten richten. Maar onze samenwerking was goed en het is uiteindelijk een succesvol project
geworden. Daar zijn we heel dankbaar voor en trots op!”

Transfer Solutions als stabiele partner

Zowel Arno als Vincent kunnen dat alleen maar beamen. “We werken al jaren samen met Transfer Solutions en ons contact is altijd goed geweest. De oude omgeving was bij hen in beheer en dat blijft zo, ook na de overgang naar Oracle Cloud. We hadden in het verleden al vertrouwen in Transfer Solutions, en dat vertrouwen is tijdens de hele omzetting alleen maar groter geworden.”

Kijk voor meer informatie op de website van Transfer Solutions.