Property to Market

“Property to Market gaat ons zoveel tijd besparen”

Vivantus

“Straks hoeven we niks meer te doen, door al die geautomatiseerde workflows”, grapt Nelleke Dijkstra. De Vivantus Groep zit bij de tweede Early Adopter meeting voor de nieuwe software van Property to Market. Ze mogen in de testversie van de software, krijgen de roadmap te horen en mogen input leveren om de software te verbeteren.

Lancering Property to Market

Property to Market is de nieuwste applicatie van Aareon en vervangt de software van Eyemove (Bricr) en OSRE. Met de applicatie zetten vastgoedprofessionals al hun types vastgoed simpel online op een vastgoedportal zoals Funda. Ook zijn de klantreis en het vastgoed te volgen en gerelateerde workflows geautomatiseerd. In de software zitten, behalve verkoop en aankoop en verhuur, ook de modules Nieuwbouwkoop, Nieuwbouwhuur, Wederverhuur, Parkeren, bedrijfsonroerendgoed en agrarisch onroerend goed.

Er zijn medewerkers uit alle lagen van de Vivantus Groep en van over heel Nederland in Amsterdam om de software te testen. Iedereen kijkt ernaar uit om de software te gaan gebruiken. Voor de officiële versie moeten ze nog even geduld hebben, kondigt Amadeus Geelhuysen, Customer Success – Property to Market aan. “In juni start de eerste afdeling van Vivantus met de software, de gehele groep moet in november ermee werken. Het klinkt ambitieus en dat is het ook. Maar we zijn vol vertrouwen dat we dat halen, door ons toegewijde team.”

Amadeus vertelt dat een aantal developers fulltime werken aan de software, die in co-creatie met de markt wordt ontwikkeld. “Een groep developers zit op dit moment geheel vrijwillig in een hutje op de Veluwe om zonder afleiding aan de software te werken.” Ook de andere klanten die nu de software van OSRE of Eyemove gebruiken, gaan dit jaar over naar de nieuwe software.

"Alles draait om gemak."

Functies in de testversie

Een aantal van die functies is nu al in de testversie te zien en gebruiken door de Early Adopters. Ruben laat zien dat de agenda en de mailboxen nu direct in de software zijn geïntegreerd. Ze zijn realtime gekoppeld met je Google Calendar en mailbox. “Kunnen we ook plan-agenda’s koppelen?” vraagt Nelleke. “Zeker”, antwoordt Ruben.

Om het gebruikersgemak te vergroten, kun je de overzichten van woningen en relaties zelf beheren. “Je kunt persoonlijke filters instellen en bewaren. Als je op zoek bent naar woningen in een postcode of prijsrange van woningen dan zie je die view. Een collega die bijvoorbeeld alleen specifieke relaties wil zien, krijgt die te zien. Alles draait om gemak”, zegt Ruben.

Ook het invoeren en verwerken van woningen is gemakkelijker en overzichtelijker. “Een makelaar kan nu eenvoudig woningen invoeren, omdat het systeem met je meedenkt en je stapsgewijs door het proces heen loodst.”

Hij geeft een voorbeeld. “Een verkoopmakelaar kan gemakkelijk vanaf z’n tablet het huis van een verkoper invoeren op een woningplatform. Het systeem helpt de makelaar om stapsgewijs de woning in te voeren. Beginnend bij het adres, dan de locatie, de algehele binnen status, de verdiepingen en specifieke kamers, de buitenruimtes en de voorzieningen en media. Na het doorlopen van de meting voert hij de gegevens in en kan hij het gesprek met de koper afronden en de administratie verder op kantoor uitwerken.”

Contact opnemen

Koppelingen

Ruben vertelt dat straks bijna alle relevante software te koppelen is met Property to Market, om het gebruiksgemak te vergroten. Ruben geeft voorbeelden. “In de testversie zitten al koppelingen waardoor je automatisch huurkandidaten kan valideren, zoals Datakeeper. Binnenkort koppelen we ook software voor vastgoedbeheer, zoals REMS. Evenals koppelingen om de sales- en marketing van woningen te stroomlijnen, zodat je bijvoorbeeld inzicht krijgt in welke klanten je nieuwsbrieven en advertenties lezen en geautomatiseerde opvolging kan geven eraan.”

samenwerken en efficienter werken met property to market

Woningen toewijzen

Een andere belangrijke nieuwe feature in de applicatie is de upgrade van het automatisch en handmatig toewijzen van woningen. “Je kunt nu zelf de criteria instellen voor het toewijzen van de woningen. Voor nieuwbouwwoningen is de grootste uitdaging om met grote aantallen kandidaat-huurders of kopers de juiste match te maken. Doordat je nu meer specifieke toewijzingscriteria kunt instellen, kun je woningen en kandidaten heel snel matchen.”

“Kunnen we bij het toewijzen ook motivatiebrieven en lotnummers er aan toevoegen die een woning krijgt van een notaris?” vraagt Judith Timmermans, Manager Nieuwbouw. Judith legt uit dat ze met die wens al langer heeft. “Dat moet wel te regelen zijn”, antwoordt Ruben.

‘Je kunt nu zelf de criteria instellen voor het toewijzen van de woningen’

Preview: alles automatiseren

Ruben sluit af met een preview van wat er nog staat te wachten. “Alle processtappen die je nu doet in het systeem, kunnen geautomatiseerd worden. Van elke actie die je uitvoert, kun je een workflow maken. Als je bijvoorbeeld toewijzen met een bepaalde set instellingen wilt doen, hoef je niet meer op een knop te drukken, maar kan je dit automatisch instellen. Of relaties automatisch mails toesturen die een bepaalde reactie geven, bijvoorbeeld om een zoekprofiel in te vullen, nadat ze gereageerd hebben op Funda. Zo kun je makkelijker cross-sell of een upsell doen. Het gaat zover dat je straks volledig automatisch een match kan aanbieden, zonder dat er interactie nodig is. Die functies zijn we volop aan het ontwikkelen.”

Test, test

Dan is het tijd om te testen. Iedereen logt in op een testaccount en gaat aan de slag in de live testversie applicatie. “Dat ziet er al een stuk beter uit”, zeggen verschillende mensen. “Het is wel even zoeken. Wat betekent PIM, en waarom kom ik op deze pagina uit? Ik wil meteen op woningen uitkomen.” Iedereen praat door elkaar heen. Gezamenlijk koppelt iedereen zijn Google-mailbox aan de app en zijn Google-agenda. “Dit gaat ons echt veel tijd schelen”, klinkt het uit meerdere hoeken.

“Al jullie feedback is welkom, dan kunnen de developers het aanpassen of op de roadmap zetten”, sluit Ruben het testen af. “Het is fijn dat we alles waar we tegenaan liepen bij Eyemove nu direct kunnen terugkoppelen en ook echt terugzien in de software”, zegt Nelleke.

Ervaringen

Na afloop delen verschillende mensen hun ervaring en verwachtingen. Sharon Schilder is coördinator lokale office bij de Vivantus Groep en is blij met systeem. “Met dit systeem kunnen we één manier van werken hanteren, waardoor je bijvoorbeeld veel makkelijker taken kan overnemen of klanten direct kan helpen. We hoeven ook veel minder te klikken, het is veel gebruiksvriendelijker.”

‘Dit gaat ons echt veel tijd schelen’

Meer overzicht

Nelleke is blij met het geïntegreerde mailsysteem. “We werken nu naast EyeMove met een apart mailsysteem. Daardoor moet je steeds uit het systeem en veel extra klikken.”

Ook nieuwbouw manager Judith is blij met de mail integratie. Vooral omdat de mail ook aan de woning en de klanten is gekoppeld. “Het is veel overzichtelijker en je hebt een veel beter beeld en completer overzicht. Stel dat je een discussie hebt en je moet een dossier opbouwen, dan heb je nu alles direct bij elkaar staan en een compleet dossier voorhanden.”

Tijdswinst

Het meest gehoorde voordeel is de tijdwinst. “Je hoeft veel minder te klikken en er zijn geautomatiseerde workflows, zoals het toewijzen. Dat levert veel tijd op”, zegt Nelleke. Ze geeft aan dat het in het begin wel even wennen zal zijn, maar dat ze zeker weet dat het uiteindelijk veel oplevert. “Toen ik begon met EyeMove wist ik ook niet hoe het werkte. Dit systeem is veel simpeler. Het zal even zoeken zijn de eerste weken, maar als we het onder de knie hebben, dan levert het ontzettend veel tijd op en veel gebruikersgemak. Ik kan haast niet wachten om ermee te werken.”

Wil jij meer weten over de nieuwe applicatie en de laatste ontwikkelingen? In de volgende story spreken we met Willem Catsburg, Senior Lead Developer. Hij vertelt alles over de visie achter de nieuwe applicatie en de laatste ontwikkelingen in de aanloop naar de lancering op 12 juni op de PROVADA.

"En de resultaten? “Het was een groot succes. 95% van de mensen verzilverde hun match,” zegt Olivier. “De tool heeft ons enorm veel tijd gescheeld."

Lieven de Key

Olivier Smink

"Alles met een glimlach. Of hij Property to Market zou aanbevelen aan andere makelaars? “Absoluut. Voor zowel de software, de vastgoedpromotie als het team. Het team staat altijd klaar als we bellen en ondernemen direct actie en ze denken altijd mee. Maar het beste is dat het altijd met een lach is."

VB&T

Erik Reinders