Case

Van Herk Groep

Van handmatige processen naar efficiënt en snel inzicht in vastgoed en financiering

De Van Herk Groep beheert een omvangrijke vastgoedportefeuille en investeert daarnaast in zowel beursgenoteerde als niet-beursgenoteerde ondernemingen. Met een compacte organisatie van circa 40 medewerkers wordt dagelijks een groot aantal activiteiten uitgevoerd. Om processen beheersbaar en toekomstbestendig te houden, koos de organisatie voor een verdere professionalisering van haar treasury- en activabeheer. In samenwerking met Aareon werd de implementatie van REMS 365 gecombineerd met de inzet van Assets en Treasury.

Jordy van Zeijl, projectleider en werkzaam bij de Van Herk Groep, vertelt over de aanleiding, aanpak en resultaten van deze samenwerking

Van handmatige processen naar efficiënt en snel inzicht in vastgoed en financiering bij Van Herk Groep

Een brede portefeuille vraagt om structuur

De Van Herk Groep is een vastgoedbelegger met ruim 6.500 woningen door heel Nederland. Daarnaast bezit de organisatie vastgoed in onder meer de Verenigde Staten, India en diverse Europese landen. De kernactiviteit ligt bij het aanhouden en exploiteren van vastgoed, aangevuld met nieuwbouwprojecten in onder andere Hoofddorp, Den Haag, Rotterdam en Nijmegen. In totaal gaat het om circa 1.000 woningen in ontwikkeling.

“Met een relatief kleine organisatie verzetten wij veel werk,” licht Jordy toe. “Technologie is voor ons noodzakelijk om efficiënt te blijven werken en tegelijkertijd de kwaliteit van onze informatievoorziening te waarborgen.”

Technologie is voor ons noodzakelijk om efficiënt te blijven werken en tegelijkertijd de kwaliteit van onze informatievoorziening te waarborgen.

Van handmatig werken naar efficiënt en snel inzicht

Voorheen werkte de Van Herk Groep met een separate applicatie voor het vastleggen van vastgoedwaarderingen. Hoewel de data centraal werden opgeslagen, bood het systeem beperkte mogelijkheden om rapportages rechtstreeks en in de gewenste vorm beschikbaar te stellen aan stakeholders, waaronder financiers en accountant.

“De informatie stond in het systeem, maar voor rapportages moesten we veel gegevens exporteren en in Excel bewerken. Dat kostte tijd en maakte het lastiger om snel inzicht te geven,” aldus Jordy.

Met de inzet van Assets en Treasury is het proces van vastleggen, rapporteren en verwerken efficiënt ingericht. Rapportages, waaronder verloopoverzichten en waarderingsinformatie, worden nu direct vanuit het systeem gegenereerd. Ook de bijbehorende journalisering is geïntegreerd in dit proces.

“Waar we eerder gegevens moesten bewerken en handmatig boekingen opstelden, kunnen we nu rapportages vrijwel direct opleveren en de bijbehorende journaalposten vanuit het systeem laten verwerken. Dat levert tijd op en vergroot de betrouwbaarheid.”

Hierdoor is de afhankelijkheid van losse Excel-bestanden sterk afgenomen en is de financiële verwerking consistenter en beter controleerbaar ingericht.

Koppeling tussen vastgoed en financiering

Een belangrijke overweging in de keuze voor de Treasury-module was de mogelijkheid om vastgoedobjecten te koppelen aan bijbehorende financieringen. De Van Herk Groep maakt deels gebruik van vreemd vermogen en rapporteert ieder kwartaal aan financiers.

“Wij moeten kengetallen aanleveren en inzicht geven in de dekking van de portefeuille. Daarnaast rapporteren we over de verduurzaming van ons vastgoed. Banken willen inzicht in hoe ‘groen’ de portefeuille is en welke voortgang we boeken.”

Door de koppeling tussen vastgoeddata en financieringsstructuur ontstaat inzicht. Dit ondersteunt niet alleen de externe rapportageverplichtingen, maar biedt ook intern meer grip op risico’s en verplichtingen.

Beheer van verschillende entiteiten

De implementatie kende een specifieke uitdaging. De Van Herk Groep werkt met groot aantal juridische entiteiten. Hiervoor was het wenselijk om ook interne financieringen te registreren.

“De inrichting vergde aandacht, juist vanwege het aantal entiteiten. In samenwerking met Aareon hebben we eerst de juiste structuur bepaald en zijn we daarna gefaseerd gaan testen en live gegaan.”

De Treasury-module is inmiddels ruim een jaar in gebruik. De Assets-module bevindt zich in een verdere optimalisatiefase, waarbij ook de koppeling met REMS 365 verder wordt geactiveerd om gegevensuitwisseling te automatiseren.

In samenwerking met Aareon hebben we eerst de juiste structuur bepaald en zijn we daarna gefaseerd gaan testen en live gegaan.

Volledig activabeheer op één plek

Naast vastgoed worden nu ook overige activa, zoals kantoorinventaris, voertuigen en andere bedrijfsmiddelen, binnen de Assets-module beheerd.

“Voorheen hielden we deze activa bij in Excel en maakten we handmatig journaalposten voor afschrijvingen. Nu worden afschrijvingen automatisch gejournaliseerd en zijn alle activa op de balans centraal vastgelegd. Dat vergroot de consistentie en bespaart tijd.”

Hiermee is het activabeheer breder ingericht dan alleen vastgoed, wat bijdraagt aan een vollediger en transparanter financieel overzicht.

Referentie-investeringen integreren in begrotingsproces

Samenwerking als gezamenlijke verantwoordelijkheid

De implementatie werd begeleid door Harold Bontius, productspecialist Assets & Treasury. Volgens Jordy kenmerkte het traject zich door korte lijnen en inhoudelijke kennis.

“Het was prettig om samen te werken met iemand die zowel het product goed kent als meedenkt over onze specifieke situatie. Zeker bij een organisatie met veel entiteiten vraagt dat om een zorgvuldige inrichting.”

De samenwerking wordt gezien als een gezamenlijke verantwoordelijkheid. De Van Herk Groep bracht inhoudelijke kennis van de eigen structuur en processen in, terwijl Aareon ondersteuning bood bij inrichting en optimalisatie.

Verdere automatisering en verduurzaming

Met de huidige inrichting beschikt de Van Herk Groep over een geïntegreerd systeem voor vastgoed, financieringen en overige activa. De volgende stap ligt in het verder optimaliseren van de koppelingen tussen systemen en het benutten van de beschikbare data voor verdere procesverbetering.

“Onze organisatie blijft in ontwikkeling, onder meer op het gebied van nieuwbouw en verduurzaming. Dan is het belangrijk dat je systemen meebewegen en betrouwbare informatie leveren.”

Door te kiezen voor een geïntegreerde aanpak van vastgoed- en treasurybeheer, versterkt de Van Herk Groep haar informatiepositie en creëert zij ruimte om toekomstgericht te blijven werken.