bbg Berliner Baugenossenschaft

Die bbg Berliner Baugenossenschaft eG steht als älteste und eine der größten Wohnungs­bau­genossen­schaften Berlins für Tradition und Innovation gleicher­maßen. Doch gerade in einer sich schnell ver­ändernden Welt sah sich die bbg mit Heraus­forderungen im Interessenten- und Ver­mietungs­management konfrontiert.

Die Organisation von Wohnungs­anfragen, Terminen und der weiteren Kommunikation inklusive der manuellen Ver­waltung der Interessenten­kartei führten zu er­höhtem administrativem Auf­wand und einer steigenden Intransparenz. Hinzu kam der Wunsch, den Mit­gliedern einen modernen und daten­schutz­konformen Self­service zu bieten.

Sven-Erik Colmsee, ver­antwortlich für Ver­mietung und Ver­waltung, be­schreibt die Aus­gangs­lage so: "Vor der Ein­führ­ung von wohnungshelden haben wir viele Arbeits­schritte mehr­fach er­ledigt – beispiels­weise das Aktualisieren von Interessenten­wünschen oder das Ver­arbeiten von Unter­lagen per E-Mail. Es war klar, dass wir eine Lösung be­nötigen, um den An­sprüchen unserer Mit­glieder und unserer eigenen Effizienz ge­recht zu werden."

Im Rahmen der Entscheidungs­findung wurden drei Haupt­ziele definiert, die mit einer neuen digitalen Ver­mietungs­lös­ung er­reicht werden sollten:

1. Ab­lösung der Interessenten­kartei: Die bisherige Interessenten­verwal­tung er­forderte manuelle Pflege und führte zu hohem administrativem Aufwand.
2. Digitaler und DSGVO-konformer Bewerbungs­prozess: Daten­schutz und Sicher­heit der Daten steht bei bbg im Fokus, um sowohl den recht­lichen als auch den ethischen An­forder­ungen zu ent­sprechen.
3. Self­service für Mit­glieder: Die bbg wollte die Mit­glieder in die Lage ver­setzen, ihre eigenen Daten einfach und flexibel zu ver­walten, um An­fragen schneller, effizienter und trans­parente zu er­ledigen.

Mit Ein­führ­ung von wohnungshelden sah die bbg Berliner Baugenossenschaft eG eine Möglich­keit diese Heraus­forder­ungen zu meistern und ihre Prozesse nach­haltig zu ver­bessern. Sven-Erik Colmsee be­schreibt den Trans­for­mations­prozess als einen "entscheidenden Schritt in Richt­ung Zukunft".

Durch einen strukturierten Einführungs­prozess wurde das Team der Bau­genossen­schaft schritt­weise an die neuen Abläufe heran­geführt. Sven-Erik Colmsee, der die Software bereits aus einer vorherigen Tätig­keit kannte, hebt hervor: "Die Ein­führ­ung ver­lief effizient und zielgerichtet. Besonders schätze ich, dass unsere individuellen Anforderungen berücksichtigt wurden, was uns den Um­stieg er­heblich er­leichtert hat."

Self­services für Wohnungs­suchende und die Auto­ma­ti­sier­ung des Ver­mietungs­prozesses haben nicht nur die Arbeits­abläufe spür­bar optimiert, insbesondere die Zufrieden­heit der Mit­glieder und Wohnungs­suchenden ver­bessert.

"Die Möglich­keit Such­kriterien eigen­ständig an­zu­passen, hat den Interessenten ein neues Maß an Flexibilität ge­boten und zu­gleich unsere Arbeit enorm er­leichtert," erklärt Colmsee.

Das Ergebnis? Eine spür­bare Optimierung für alle Be­teiligten. wohnungshelden hat das Interessenten­management bei der bbg Berliner Baugenossenschaft spürbar ver­ändert:

• Die digitale Gesuchs­kartei ersetzt die manuelle Pflege von Interessenten­daten. Dies reduziert den admin­istrativen Auf­wand er­heblich und sorgt für einen reibungs­loseren Ab­lauf im Interessenten­management.
• Bewerbungs­unterlagen werden sicher und zentral in wohnungshelden hoch­ge­laden. Un­sichere Kommunikations­wege wie E-Mails entfallen, während alle Daten DSGVO-konform ver­arbeitet und frist­gerecht ge­löscht werden.
• Mit­glieder werden be­fähigt, aktiv mit­zu­wirken. Durch Self­services, wie die eigen­ständige An­passung von Such­kriterien oder die Online-Termin­buchung, können An­liegen selbst­ständig ver­waltet werden.
  

Die bbg Berliner Baugenossenschaft eG setzt mit der Ein­führ­ung der neuen digitalen Ver­mietungs­lösung Ihren Kurs auf dem Weg zu einer digitalen Zukunft konsequent fort. Dank eines effi­zienteren, daten­schutz­konformen Ver­mietungs­prozess und der Ein­führ­ung moderner Self­services konnte die Genossenschaft ihre Abläufe für ihere Mit­glieder, Interessenten und Mit­arbeit­ende signifikant ver­bessern.