Woonkwartier

Oost West Wonen migreert naar SharePoint en de moderne werkplek in één keer

Aareon Cloud Services

Oost-West-Wonen-migreert-in-een-keer-naar-SharePoint-en-de-moderne-werkplek-web

Zowel je netwerkomgeving als je werkplekomgeving in één keer naar de cloud brengen? Dat is wel even slikken. Toch ging Oost West Wonen de uitdaging aan, mét het team van Aareon Cloud Services. Maar niet over één nacht ijs.

Oost West Wonen is een wooncorporatie voor sociale huur in Middelharnis met zo’n 85 medewerkers. De corporatie verhuurt zo’n 6.500 woningen binnen de gemeente Goeree-Overflakkee. René van den Berg en Esmee de Groot, vertellen vanuit hun functies als Medewerker I&A/Facilitair en Data Steward over de gelijktijdige migratie naar SharePoint én de moderne werkplek en hoe dat is gegaan.

Oost-West-Wonen-migreert-in-een-keer-naar-SharePoint-en-de-moderne-werkplek-web

Een verouderde Citrix-omgeving

Oost West Wonen werkte met een verouderde Citrix-omgeving. Een situatie die uit een aantal eerdere fusies was ontstaan, maar steeds meer problemen gaf. Medewerkers klaagden dagelijks over traagheid en storingen. “Je kon gerust eerst koffie halen na het opstarten van je computer. Zelfs simpele handelingen, als het versturen van een e-mail, verliepen traag. Dat zorgde voor veel frustratie en inefficiëntie. De overstap naar een modern systeem was onvermijdelijk,” vertelt René.

‘De balans tussen werkbaarheid en beveiliging is cruciaal, en die vinden we samen met ACS.’

AdobeStock_337520793

Twee grote IT-projecten: moderne werkplek en SharePoint

De corporatie had twee grote IT-projecten voor ogen: de overgang van Citrix naar de moderne werkplek in de cloud en de migratie van hun fileserver naar SharePoint Online. Het plan was om dit gefaseerd op te pakken, maar Aareon Cloud Services (ACS) – die al IT-provider was bij Oost West Wonen – adviseerde om beide projecten tegelijk op te pakken. De verhuizing van werkplekken naar Microsoft 365 en bestanden naar SharePoint Online liggen immers in elkaars verlengde. Eén project zorgt dan voor samenhang en een soepele overgang naar de cloud. Bovendien voorkomt het dubbel werk en hoeven medewerkers maar één keer te wennen aan de nieuwe manier van werken.

AdobeStock_381733435-1

Niet over één nacht ijs

Hoewel ACS een duidelijke aanpak voorstelde, wilden René en Esmee zeker weten dat ze de juiste weg kozen. “We hadden verhalen gehoord van andere corporaties waar het misging. Dat wilden we absoluut voorkomen,” aldus Esmee. Ze vroegen advies bij een collega-woonstichting die hen al voor was gegaan. “Hun insteek was iets anders geweest dan de onze. Zij hadden niet SharePoint maar Teams opgetuigd als fileserver. Dat werkte niet en hebben ze achteraf moeten herstellen. Hun verhaal was glashelder: ‘zo moet je het niet doen’.” Ook een externe adviseur raadde een gefaseerde aanpak af. En dus besloot Oost West Wonen om ACS te volgen en alles in één keer te doen.

Toen die beslissing was genomen, ging de corporatie voortvarend van start. “ACS bood tijdens het hele traject uitstekende ondersteuning. Ze namen ons vanaf het begin goed mee, met heldere uitleg en advies, bijvoorbeeld over de serverinrichting en autorisatiestructuur. Dat werkte heel prettig,” vertelt René. “We hadden wekelijks Teams-overleg; zo bleven we goed op schema.”

 

AdobeStock_596269046-1

Voortvarend vooruit

Toen die beslissing was genomen, ging de corporatie voortvarend van start. “ACS bood tijdens het hele traject uitstekende ondersteuning. Ze namen ons vanaf het begin goed mee, met heldere uitleg en advies, bijvoorbeeld over de serverinrichting en autorisatiestructuur. Dat werkte heel prettig,” vertelt René. “We hadden wekelijks Teams-overleg; zo bleven we goed op schema.”

 

Zorgen voor draagvlak

Een cruciaal onderdeel van het succes was volgens Esmee om draagvlak te creëren binnen de organisatie. “ACS adviseerde ons om medewerkers zo vroeg mogelijk te betrekken. Laat mensen meedenken over de inrichting van de structuur en manieren van samenwerking. Gooi niet alles om, maar zorg voor aansluiting bij wat ze nu al kennen. In workshops hebben we met de projectgroep hun inzichten geïnventariseerd. Dat heeft zeker bijgedragen aan een soepele overgang en snelle acceptatie.”

‘We willen zoveel mogelijk naar de cloud. Met SharePoint en de moderne werkplek zijn we daar klaar voor’

AdobeStock_301930446

Technische kennis en persoonlijke aanpak

Kijkend naar de samenwerking waardeert René vooral de uitgebreide technische kennis en snelle bereikbaarheid van het team. “We konden altijd terecht met vragen, en binnen no-time kregen we antwoord.” Voor Esmee telt ook de persoonlijke aanpak, vooral tijdens de livegang van de nieuwe werkplek. “ACS hecht veel waarde aan training en nazorg. Ze hebben alle medewerkers getraind en gaven bij de uitgifte van de nieuwe laptops persoonlijke begeleiding. Het team van ACS zat letterlijk naast onze medewerkers om uit te leggen hoe alles werkt, van inloggen tot het gebruik van SharePoint. Dat motiveert.”

‘ACS nam ons vanaf het begin goed mee met heldere uitleg en advies’

AdobeStock_466443867-1

Klaar voor de toekomst

De overgang naar SharePoint en de moderne werkplek levert veel voordelen op, ziet Esmee. “Onze IT-omgeving is nu snel en betrouwbaar. De traagheid en irritaties zijn verdwenen en de samenwerking in bestanden is toegenomen. Het betekent ook een belangrijke stap vooruit in onze IT-strategie. We willen zoveel mogelijk overgaan naar werken in de cloud. De volgende stap is de geplande migratie van onze on-premise ERP naar Tobias 365 van Aareon. Daar zijn we nu helemaal klaar voor.”

 

Flinke klus

Het project was ingrijpend voor de organisatie en voor de medewerkers die uit hun comfortzone werden gehaald. “In het begin hadden we best zorgen of het wel goed zou gaan,” vertelt René. “Maar door de intensieve samenwerking met ACS en de goede voorbereiding hebben we alles toch geruisloos kunnen integreren. Het was een flinke klus, absoluut. En je kunt het maar één keer goed doen. Maar ik durf wel hardop te zeggen: het is gewoon gelukt.”

Benieuwd wat wij voor jouw organisatie kunnen betekenen? Neem contact met ons op!

nova

‘‘Aareon Cloud Services is een toegankelijk en fijne aanbieder voor IT support, ze hebben op korte termijn ons systeem ingericht en snel ingespeeld op onze wensen.’’

Michelle Bonouvrié | Directrice

Nova Finance

Nova Finance - Aareon Cloud Services

Als startend administratiekantoor heb je vele uitdagingen die je het hoofd moet bieden. Waar vind ik...

Oost West Wonen migreert naar SharePoint

Medewerkers van Oost West Wonen over de gelijktijdige migratie naar SharePoint én de moderne werkple...

Patrimonium Urk - Aareon Cloud Services

Als startend administratiekantoor heb je vele uitdagingen die je het hoofd moet bieden. Waar vind ik...