Bij het overstappen naar nieuwe software komt veel kijken. Lisa de Jong, klantencoach bij TwinQ, weet als geen ander hoe belangrijk het is om dit proces soepel en efficiënt te laten verlopen. Al ruim 5,5 jaar helpt ze klanten met het implementeren van TwinQ software, waarbij ze ervoor zorgt dat klanten niet alleen moeiteloos overstappen, maar ook tijd en kosten besparen. Lisa deelt haar ervaringen, uitdagingen en waardevolle tips voor organisaties die overwegen om hun software te vernieuwen.
Een helder overstapproces
Lisa legt uit dat het overstapproces voor iedere klant begint met een inventarisatie: “We kijken eerst hoeveel Verenigingen van Eigenaren (VvE’s) de klant beheert. Op basis daarvan bepalen we het aantal trainings- en implementatiedagen dat nodig is. Voor grotere klanten organiseren we meestal een kick-off om gezamenlijk vast te stellen hoe het implementatietraject verloopt. Hierbij maken we een inschatting van de benodigde tijd, de stappen die gezet moeten worden, en de volgorde waarin deze uitgevoerd zullen worden, zodat duidelijk is wat er moet gebeuren. Het volledige proces, dat standaard bestaat uit drie implementatiedagen en drie trainingsdagen, maakt het mogelijk om samen met de klant alles in te richten en hen wegwijs te maken in de nieuwe software.”
Geen maatwerk, maar een klantgerichte aanpak
TwinQ levert standaard software die kan worden aangepast aan de processen van de klant. “De software is geen maatwerk, maar we richten wel de klantprocessen binnen de software in.” legt Lisa uit. “We houden rekening met de standaardprocessen van onze klanten, zoals voor financieel beheer en vergaderingen, en zorgen ervoor dat ze met een frisse start kunnen beginnen. Dit biedt vaak de mogelijkheid om inefficiënties aan te pakken en bijvoorbeeld dubbele gegevens op te schonen.”
‘De software is geen maatwerk, maar we richten wel de klantprocessen binnen de software in.’
Tijd besparen met TwinQ
Een van de grootste voordelen van overstappen naar de software van TwinQ is de tijdsbesparing die klanten ervaren. Lisa noemt als voorbeeld een klant met 10 medewerkers die voorheen 400 VvE’s beheerde en nu, dankzij TwinQ, 650 VvE’s aankan zonder extra medewerkers in te zetten. “Het geeft klanten de mogelijkheid om met hetzelfde team meer werk te verzetten, wat zeker in de VvE-beheersector een grote meerwaarde heeft.”
Tips voor een succesvolle overstap
Aan het einde van het gesprek deelt Lisa nog enkele tips voor bedrijven die de overstap naar TwinQ overwegen. “Zorg ervoor dat je alle data bij de hand hebt, zoals de gegevens van eigenaren, relaties en financiële gegevens. Als alles tijdens de implementatie nog uitgezocht moet worden, kost het vaak meer tijd. Met een goede voorbereiding vlieg je echt door de implementatie heen.”
Het overstapproces duurt ongeveer drie tot zes dagen, verspreid over drie maanden. “Zo blijft het behapbaar voor onze klanten, die naast het inrichten van de nieuwe software, ook nog hun dagelijkse beheer moet voortzetten”, sluit Lisa af.
