J. Bakker Vastgoedbeheer versnelt processen en verhoogt klantbeleving met AI-agents
Bij J. Bakker Vastgoedbeheer staat digitalisering al jaren centraal. Het kantoor loopt voorop in het inzetten van slimme tools om processen te verbeteren en klanten sneller en beter te helpen. Met de inzet de TwinQ AI-agents zet het team een volgende stap in die ontwikkeling. Van automatische notulen tot slimme e-mailverwerking en een innovatieve telefonie-oplossing: AI speelt een steeds grotere rol in de dagelijkse praktijk.
Altijd op zoek naar slimme oplossingen
“Wij zijn als kantoor continu bezig met digitalisering,” vertelt Peter Wondergem van J. Bakker Vastgoedbeheer. “AI-agents sluiten daar perfect op aan. Vooral voor notuleren zagen we direct kansen.”
Hoewel het kantoor iets later instapte, was de eerste ervaring direct positief.
“Het is heel makkelijk in gebruik en de kwaliteit van de notulen was boven verwachting. Je kunt eenvoudig acties aanpassen of toevoegen, en de recente verbeteringen maken het ook begrijpelijk voor iedereen, inclusief bestuursleden.”
‘Het is heel makkelijk in gebruik en de kwaliteit van de notulen was boven verwachting. Je kunt eenvoudig acties aanpassen of toevoegen, en de recente verbeteringen maken het ook begrijpelijk voor iedereen, inclusief bestuursleden.’
Minder handmatig werk met de TwinQ AI E-mail Agenteen bankrekening openen
Een van de grootste tijdvreters binnen vastgoedbeheer is e-mailverwerking. Het labelen, toewijzen en structureren van berichten kost dagelijks veel tijd. “Voorheen waren we daar bijna een dagtaak aan kwijt,” zegt Peter. “Met de e-mailagent gebeurt dat nu automatisch. Mails komen direct op de juiste plek en bij de juiste collega terecht.”
De samenwerking met het team achter TwinQ AI speelt hierin een belangrijke rol.
“Als er ideeën zijn voor verbetering of er iets niet helemaal goed gaat, schakelen we snel en wordt het direct meegenomen. Dat werkt prettig.”
De volgende stap, het automatisch genereren van conceptantwoorden, wordt met interesse gevolgd. “Daar verwachten we vooral winst in doorlooptijd. Dat klanten sneller een eerste reactie krijgen, is uiteindelijk waar het om draait.”
Direct antwoorden met de TwinQ AI Kennis Agent
Tijdens vergaderingen bewijst de TwinQ AI Kennis Agent zijn waarde in de praktijk. “Je zit in een ALV en iemand vraagt wanneer een bepaald besluit genomen is. Terwijl anderen nog zoeken, heb je het antwoord al op je scherm, inclusief bronvermelding.
Die snelheid maakt een duidelijk verschil. Informatie uit notulen, reglementen of andere documenten is direct beschikbaar. Wat normaal via collega’s loopt en tijd kost, gebeurt nu in seconden.”
Grip op communicatie met de TwinQ AI Telefonie Agent
Samen met Rinkel ontwikkelde het team achter TwinQ AI een telefonie-agent die inmiddels dagelijks wordt gebruikt binnen het kantoor. Vanaf het eerste idee tot livegang verliep het traject snel en soepel. “De lijnen zijn kort en er wordt goed geluisterd naar feedback. De doorlooptijd was echt opvallend snel.”
In de praktijk levert de oplossing direct overzicht en structuur op. “Je ziet direct wie er belt, welke historie er is en wat er eerder is besproken. Dat helpt enorm in gesprekken.” Een van de grootste voordelen is het automatisch vastleggen van gesprekken. “Elk telefoongesprek wordt uitgeschreven. Daardoor mis je geen informatie meer en heb je altijd een compleet overzicht.”
Ook op managementniveau biedt dit inzichten. “We zien hoeveel er gebeld wordt, waar knelpunten zitten en zelfs het sentiment van gesprekken. Daarmee kun je echt sturen op kwaliteit en klantbeleving.”
‘Je ziet direct wie er belt, welke historie er is en wat er eerder is besproken. Dat helpt enorm in gesprekken.’
Slimme samenwerking tussen agents
De kracht van TwinQ AI zit niet alleen in losse tools, maar juist in de combinatie. “De volgende stap is dat agents met elkaar gaan samenwerken,” legt Peter uit. “Bijvoorbeeld dat een telefoongesprek automatisch leidt tot een e-mail concept. Dat soort koppelingen gaan uiteindelijk de grootste winst opleveren.”
Gebruiksvriendelijk en snel geadopteerd
De implementatie binnen het team verliep opvallend soepel. “Het is echt plug-and-play. Collega’s pakken het snel op en denken actief mee over verbeteringen. Dat enthousiasme zegt alles.”
Sterke basis met Rinkel
De samenwerking met Rinkel vormt een belangrijk fundament onder de telefonie-oplossing. “Het systeem is flexibel en eenvoudig in te stellen. Voor ons werkt het goed, zeker in combinatie met de AI-laag van TwinQ.”
Klaar voor de toekomst
Voor J. Bakker Vastgoedbeheer is het duidelijk dat AI een blijvende rol speelt. “Dit is nog maar het begin,” zegt Peter. “De basis staat, en van daaruit kun je blijven verbeteren en steeds verder automatiseren”
De impact is nu al merkbaar in de dagelijkse praktijk. “Het maakt het werk makkelijker, sneller en overzichtelijker. Uiteindelijk merk je dat vooral in de kwaliteit richting de klant.”
