Voor woningcorporaties is de jaarrekeningcontrole een belangrijk moment om inzicht te geven in de financiële positie en beleidsmatige keuzes. Dit jaar ligt er extra nadruk de nieuwe beleidswaarde als toekomstige waarderingsgrondslag in de jaarrekening en daarbinnen specifiek op het onderhoud. Maar welke documenten en bewijslast vragen accountants specifiek op over onderhoud? Wij hebben een aantal PCB-lijsten en LOTS document doorgezocht en daaruit komen de volgende punten:
1. Bewijsvoering en onderbouwing van onderhoudsnormen
Accountants willen inzicht in hoe onderhoudskosten zijn meegenomen in de beleidswaarde en de jaarrekening. Daarom worden de volgende documenten opgevraagd:
- Printscreen uit het waarderingsmodel: bewijsvoering dat de ingerekende onderhoudsnormen correct zijn verwerkt.
- Onderbouwing ingerekende onderhoudsnormen: rekenmodellen en uitgangspunten achter de onderhoudsnormen per complex.
- Toelichting op onderhoudsuitgaven: analyse van gerealiseerde onderhoudskosten en afwijkingen ten opzichte van de begroting.
2. Overzichten en rapportages van onderhoudskosten
Naast specifieke onderbouwingen wordt ook gevraagd naar bredere documentatie rondom onderhoud:
- Onderhoudsbeleid: beschrijving van het gehanteerde beleid en uitgangspunten.
- Onderhoudsprognoses en -begrotingen: meerjarige prognoses en de onderbouwing hiervan.
- Onderhoudscontracten: Inzicht in langlopende contracten en financiële impact.
- Specificaties onderhoudslasten: overzichten van geplande en gerealiseerde onderhoudslasten per complex.
- Onderbouwing mutaties in onderhoudsbudgetten: toelichting op wijzigingen in begrotingen en impact op beleidswaarde.
- Onderhoudsverslagen: interne en externe rapportages over uitgevoerde werkzaamheden.
3. Validatie via backtesting
Nieuw in de controle is een sterkere focus op backtesting. Accountants vragen expliciet om:
- Backtest meerjarenonderhoudsbegroting: vergelijking tussen historische onderhoudskosten en toekomstige ramingen.
- Analyse onderhoudsbegroting: beoordeling van de realiteit van de prognoses op basis van historische uitgaven.
4. Aansluiting in de jaarrekening
Tot slot wordt gevraagd om een koppeling tussen onderhoudsuitgaven en de financiële verslaglegging:
- Aansluiting onderhoudskosten in de jaarrekening: controle op consistentie met de administratie.
- Afstemming met beleidswaarde en dPi-rapportage: hoe onderhoudskosten doorwerken in beleidswaarde en financiële rapportages.
- Auditfiles en bewijsstukken: aanlevering van auditfiles die onderhoudsboekingen onderbouwen.
De controle op onderhoudskosten is intensiever dan voorgaande jaren met een grotere nadruk op beleidswaarde en historische validatie via backtesting. Dit betekent dat woningcorporaties goed voorbereid moeten zijn met gedetailleerde onderhoudsdocumentatie en onderbouwingen.
