Property to Market

Vivantus gebruikt de nieuwe software van Property to Market

Vivantus is de grootste full service makelaar van Nederland. Ze gaan als een van de Early Adopters de nieuwe applicatie gebruiken, nog voor de officiële lancering.

“We kunnen niet wachten om met het nieuwe systeem van EyeMove, nu onder de naam Property to Market, te starten”, zegt Uschi Oude Essink Nijhuis, Informatiemanager bij Vivantus. Vivantus is de grootste full service makelaar van Nederland met merken Brockhoff, Hoekstra en van Eck, Hendriks makelaardij, Thijssen makelaardij, Petra De Kleermaeker. Ze gaan als een van de Early Adopters de nieuwe applicatie gebruiken, nog voor de officiële lancering. “We hebben hoge verwachtingen van het systeem. We gaan ervan uit dat ze die waarmaken.”

Nieuwe tool, nieuwe naam

Aareon nam vorig jaar Eyemove over en ontwikkelde een nieuwe, langverwachte tool om vastgoed naar de markt te brengen. In juni lanceert Aareon de nieuwe software onder de naam Property to Market. Met de applicatie zetten makelaars al hun types vastgoed simpel online op listing portals zoals Funda. Ook zijn de hele klantreis en het vastgoed te volgen en gerelateerde workflows geautomatiseerd. In de software zitten, behalve verkoop en aankoop en verhuur, ook de modules Nieuwbouwkoop, Nieuwbouwhuur, Wederverhuur en Parkeren.

Uschi vertelt samen met manager e-business Ruud Orbon (Vivantus) makelaar Jelle de Graas (Hoekstra en van Eck) en marketingmanager Michaël van ‘t Oever waar ze tegenaan liepen bij het oude systeem, wat ze verwachten van het nieuwe en waarom ze nooit overstapten naar de concurrent.

‘Bij de nieuwe software staat de klant centraal, maar staat ook alle informatie van het vastgoed. ’

efficient werken met property to market voor vivantus

Terug in de tijd

De merken van Vivantus gebruiken de software van Eyemove al sinds deze op de markt is, evenals de voorlopers. Ruud Orbon werkt al ruim twintig jaar met de software en werkt sinds 2009 met Eyemove. Eyemove was destijds de tool om woningen te kunnen publiceren op de eigen website en een brochure te kunnen maken om in de plaatselijke krant te zetten.

“We waren in die tijd een van de eerste die de software gebruikten. We waren continu bezig om zo efficiënt mogelijk de woningen te publiceren. We hadden toen een secretaresse op een makelaar, dat wilden we terugbrengen naar een secretaresse op zeven makelaars. Eyemove moest daarbij helpen. Het moest er tegelijk voor zorgen dat mensen op onze site terechtkwamen. Om een woning te bekijken, moesten mensen zich aanmelden, zodat we het surfgedrag konden bijhouden van mensen. De leads konden we opvolgen. Dat hielden we allemaal bij in Excel-documenten. Dat was toen nog heel normaal.”

Jelle, al dertig jaar makelaar, gebruikte de software iets later dan Ruud. “We gebruikten de tool voor leadgeneratie en dan vooral om te cross-sellen naar een hypotheek. Dat was voor de kredietcrisis, toen het afsluiten van hypotheken veel meer geld opleverde.”

Andere taken, zoals het klantbeheer, gaan op dat moment nog in Excel. “Elke klantcontact werd vastgelegd in Excel-lijsten. Daar maakten we kolommen met taken aan vast. Zo kon je bijhouden of een klant al gebeld was. Ook probeerden we een soort klant-opvolgsysteem te maken. Maar erg efficiënt was het niet,” zegt Ruud. “Alle data waren gescheiden”, zegt Uschi, die ook al vijftien jaar bij Vivantus werkt. “Je wil simpelweg op een klant kunnen klikken en zien wat zij voor diensten afneemt. Dan werk je efficiënt.”

Contact opnemen

Workflows automatiseren

En verder doorontwikkelen

Door de tijd breidt de software van Eyemove uit, je kan er steeds meer in vastleggen van de klant en het vastgoed. Workflows werden geautomatiseerd en Excel-lijsten waren niet meer nodig. “In het begin was het echt een cultuurshock. Ineens moesten we alles procesmatig vastleggen en dat waren we niet gewend,” zegt Jelle. “Maar nu kan ik niet meer zonder. Alle taken en klant- en vastgoedgegevens staan in de software, en je kan er brochures in maken.”

Doorontwikkelen
Maar de software groeit niet mee met de behoefte en omvang van de organisatie. “Je kan veel met Eyemove, het is in principe een topsysteem qua mogelijkheden zoals alle geautomatiseerde workflows. Maar de software is verouderd, onder andere qua gebruiksvriendelijkheid. Het is niet logisch ingericht. Helemaal voor de nieuwe werknemers en jongere generaties”, zegt Uschi. “Die zien heel veel taken open staan en denken dan, laat maar.”

Michaël, de jongste van het stel, beaamt dat. “Het is een uitdaging om met het systeem te werken. Het is onoverzichtelijk en voor mij ontbreken ook een aantal functies. Het systeem is niet meer van deze tijd.”

Ook Jelle ziet op zijn kantoor dat de nieuwe generaties moeite hebben om met het systeem te werken. “Ik kan lezen en schrijven met de software, omdat ik het al jaren gebruik. Maar de jonge generatie en nieuwe werknemers, die gebruiken het niet omdat het niet makkelijk in gebruik is. Dat verstoort meteen de hele workflow, omdat je in Eyemove alle follow-ups en taken hebt staan.”

Ruud vindt het grootste nadeel dat de focus ligt op het vastgoed en niet op het relatiebeheer. Juist dat is de focus van Vivantus; de klant centraal stellen, niet het vastgoed. “Bij ons gaat het, als grote full service makelaar, om de klant. Iemand die een huis koopt, heeft waarschijnlijk ook een verzekering nodig en verkoopt misschien zelfs ook een huis. Voor die verzekeringen hebben we nu nog een andere tool nodig. Maar dat wil je allemaal gekoppeld hebben in één applicatie.”

‘Straks kan iedereen met de juiste toegang, in het dossier van die klant en direct helpen’

samenwerken en efficienter werken met property to market

Klant centraal stellen

Wachten is het waard

Dat is exact de reden dat Vivantus besluit om met de nieuwe software te werken en om er zo lang op te wachten. “Bij de nieuwe software staat de klant centraal, maar staat ook alle informatie van het vastgoed. Daarbij kunnen we gemakkelijker samenwerken tussen onze labels en disciplines. Dat is het wachten waard,” zegt Uschi.

Want wachten doen de medewerkers van Vivantus enige tijd. Binnen de organisatie neemt de vraag toe om over te stappen naar andere software, met name wegens het gebrekkige gebruikersgemak. Uschi: “Uiteindelijk was overstappen geen optie. De andere software in de markt is niet geschikt voor makelaarskantoren van ons formaat. Dat is handig voor kleine makelaars, maar voldoet niet aan onze vraag. Zo staan ze open voor koppelingen met externe applicaties, als Effytool dat we gebruiken voor het beheer van onze processen over alle disciplines heen.”

Verwachtingen
Ze stonden dan ook vooraan in de rij, toen ze de kans kregen om de nieuwe software te testen en feedback te geven voor de doorontwikkeling. Ze kunnen niet wachten om te gaan testen. Wat zijn de verwachtingen? Wat mag er niet ontbreken?

Klant centraal stellen
Allereerst dus dat het een klantrelatiemanagementsysteem is, waarmee je de klant veel beter van dienst kan zijn, omdat je met een druk op de knop ziet wat de geschiedenis is van een klant, en meteen ziet of je de klant nog kan helpen met andere diensten. “Je krijgt inzicht in het klantproces, van wat ze afnemen tot welke financiële diensten en het vastgoed dat ze bezitten. Dan kunnen we klanten veel beter opvolgen,” zegt Ruud.

Centraal werken

Geïntegreerd mailsysteem & goede klantenservice

Uschi kijkt ernaar uit dat ze makkelijker centraal kunnen werken. “Straks werkt iedereen vanuit het centrale systeem, en krijgt iedereen rollen toebedeeld. Als een klant belt naar een kantoor in Voorthuizen en iemand neemt in Eindhoven op, dan heb je geen idee wat je moet doen. Straks kan iedereen met de juiste toegang, in het dossier van die klant en direct helpen.”

Geïntegreerd mailsysteem
Michaël kijkt als marketingmanager vooral uit naar een geïntegreerd mailsysteem. “Nu werk ik in verschillende systemen, dat is een crime. Al die systemen communiceren niet met elkaar. Ik hoop dat we geautomatiseerd kunnen mailen en nieuwsbrieven en alle interacties met de mails kunnen volgen in het systeem.”

Klantenservice
Uschi heeft hoge verwachting van de klantenservice. “Het backofficeteam van Vivantus vangt nu zelf alle vragen en foutmeldingen af. We hopen straks dat er een knop inzit waar je direct in contact staat met een helpdesk. Dat we kunnen bellen als er iets niet goed gaat en meteen geholpen worden. Want ik weet dat een aantal van onze makelaars liever bellen en niet zelf gaan uitzoeken hoe iets in elkaar zit”, zegt Uschi lachend.

Tot slot hopen ze allemaal dat de applicatie intuïtief en simpel in gebruik is. “Het zou fijn zijn als ik het ook kan gebruiken”, grapt Michaël. Iedereen sluit zich daarbij aan.

Benieuwd naar het vervolg?

Kan Property To Market aan de verwachtingen voldoen? Volgende maand lees je wat de eerste ervaringen zijn van de medewerkers van Vivantus. Wat is de eerste indruk? Wat is er goed, wat kan er beter? Lees het in de volgende story.

"En de resultaten? “Het was een groot succes. 95% van de mensen verzilverde hun match,” zegt Olivier. “De tool heeft ons enorm veel tijd gescheeld."

Lieven de Key

Olivier Smink

"Alles met een glimlach. Of hij Property to Market zou aanbevelen aan andere makelaars? “Absoluut. Voor zowel de software, de vastgoedpromotie als het team. Het team staat altijd klaar als we bellen en ondernemen direct actie en ze denken altijd mee. Maar het beste is dat het altijd met een lach is."

VB*&T

Erik Reinders