Tijd besparen door dubbele handelingen te voorkomen met ...
In de dynamische wereld van bouw en onderhoud heeft Coen Hagedoorn Bouwgroep de overstap gemaakt naa...
Mareon
Heyday FM
De ideale match
HEYDAY verlegt grenzen. Dat is het motto van deze pionier en specialist in facility management. Ook als het gaat om wat je met automatisering kunt bereiken, zoals de digitalisering van de bijna 50.000 facturen die HEYDAY jaarlijks verwerkt. Information Systems Analyst Sander Vogels werkte hier vanuit HEYDAY aan mee. “Digitale factuurverwerking leidt tot een snellere en efficiëntere afhandeling van onze factuurstroom. Daarnaast levert het waardevolle stuurinformatie op waarmee we continu verbeteren.”
.png?width=285&height=259&name=Logo%20Heyday%20FM%20(1).png)
Efficiëntie in financiële processen met Mareon
Van handmatig naar digitaal
Mareon stroomlijnt je factuurverwerking en vermindert indirecte kosten
De afdeling Finance wilde efficiënter werken met minder handmatig invoerwerk en minder fte’s. Voor verschillende grote klanten was in de loop der tijd een eigen crediteurenadministratie ingericht met voor elke administratie eigen medewerkers. Facturen kwamen binnen per mail of post, werden gecheckt, beoordeeld, handmatig ingeboekt en verwerkt. Er zat veel tijd tussen ontvangst van de factuur en uiteindelijke betaling en het proces was door de menselijke tussenkomst foutgevoelig.
Sander Vogels vertelt: “De grootste drijfveer voor Finance was om door meer efficiency de indirecte kosten voor factuurverwerking te verminderen. In een gesprek met Facilitor bleek dat zij digitale factuurverwerking konden aanbieden met Mareon. Mareon is ontwikkeld op de software van Facilitor en wisselt als cloudplatform opdrachtgegevens uit tussen opdrachtgever en opdrachtnemer zonder dat je zelf een scanstraat hoeft in te richten. Dat Mareon een perfecte aansluiting bood op onze eigen Facilitor-omgeving stond dus buiten kijf. En zo was een en een twee.”
Slimme software voor digitale factuurverwerking
Facturen herkennen en verwerken
Automatisch en efficiënt
Digitale factuurverwerking begint met het trainen van de software om vanaf de implementatie al direct zo veel mogelijk facturen te herkennen en digitaal te kunnen verwerken. HEYDAY ging heel pragmatisch van start en liet de software trainen met een set grote leveranciers met grote ordervolumes en veel verschillende facturen. Sander: “Een grote diversiteit aan leveranciers geeft wel een praktische uitdaging. Je hebt heel veel verschillende soorten facturen die het systeem allemaal moet leren herkennen, begrijpen en verwerken. Anderzijds bereik je zo wel snel een brede basis. De bekende 80-20-regel. Samen met Facilitor leerden we wat werkte en wat niet en rolden we Mareon uit.”
Het merendeel van de facturen gaat inmiddels volledig geautomatiseerd door de betalingsstroom heen. Toch herkent het systeem nog geregeld iets waar een medewerker naar moet kijken, een ontbrekend ordernummer bijvoorbeeld. “We hebben 16 controles ingebouwd waarmee Finance direct ziet wat er aan de factuur mankeert. Mareon geeft aan op welke controlepunten de factuur geweigerd wordt. De Financemedewerker weet direct waar zij of hij op moet controleren. Dat werkt snel en efficiënt. Vervolgens leert de software hier weer van, waardoor we voortdurend verder optimaliseren en handigheidjes toevoegen. Het is immers een dynamisch systeem.”
DICO-koppeling in Mareon stroomlijnt reparatieproces bij ...
Nog beter wordt het als er tweerichtingsverkeer is, zoals tussen woningcorporatie 3B Wonen en onderh...
Hacar Elektrotechniek kan meer orders aan door Mareon
Mareon heeft Hacar Elektrotechniek geholpen om efficiënter te werken en tijdbesparingen te realisere...